发票整理器

技能文档

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name: invoice-organizer
title: 发票整理器
category: 办公效率
description: 自动整理发票、收据和财务文档，提取关键信息并重命名、分类归档，将繁琐的手工记账变为自动化整理。当用户需要整理发票、归档收据、准备报税材料、整理财务文件时触发。触发词：发票整理、收据归档、报税整理、财务文件分类
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# 发票整理器

将混乱的发票、收据和财务文档文件夹自动转化为整洁、可用于报税的归档体系，无需手动操作。

## 适用场景

- 报税季需要整理规范的票据记录
- 管理多个供应商的企业支出
- 整理从邮件下载或散落在文件夹中的收据
- 建立持续的发票自动归档流程
- 按年度或类别归档财务记录
- 报销对账
- 为会计师准备报账材料

## 技能工作流

### 步骤1：扫描文件夹

识别所有发票相关文件：

```bash
# 查找所有发票相关文件
find . -type f \( -name "*.pdf" -o -name "*.jpg" -o -name "*.png" \) -print
```

汇报发现：
- 文件总数
- 文件类型
- 日期范围（如可从文件名判断）
- 当前整理状况

### 步骤2：提取每个文件的信息

对每张发票提取以下字段：

**PDF 发票**：
- 使用文本提取读取发票内容
- 匹配常见模式：
  - "Invoice Date:"、"Date:"、"Issued:"
  - "Invoice #:"、"Invoice Number:"
  - 公司名称（通常在顶部）
  - "Amount Due:"、"Total:"、"Amount:"
  - "Description:"、"Service:"、"Product:"

**图片收据**：
- 识别图片中的可见文字
- 识别供应商名称（通常在顶部）
- 查找日期（常见格式）
- 找到总金额

**信息不清晰时的回退方案**：
- 利用文件名线索
- 检查文件创建/修改日期
- 关键信息缺失时标记为需人工审核

### 步骤3：确定整理策略

如用户未指定，询问偏好：

```markdown
共找到 [X] 张发票，日期范围：[最早] 至 [最晚]。

希望如何整理？

1. **按供应商**（Adobe/、Amazon/、Stripe/ 等）
2. **按类别**（软件/、办公用品/、差旅/ 等）
3. **按日期**（2024/Q1/、2024/Q2/ 等）
4. **按税务类别**（可抵扣/、个人/ 等）
5. **自定义**（描述你的目录结构）

或使用默认结构：年份/类别/供应商
```

### 步骤4：创建标准化文件名

为每张发票创建标准文件名：

```
YYYY-MM-DD 供应商 - 发票 - 描述.扩展名
```

示例：
- `2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf`
- `2024-01-10 Amazon - Receipt - Office Supplies.pdf`
- `2023-12-01 Stripe - Invoice - Monthly Payment Processing.pdf`

**文件名规范**：
- 除连字符外去除特殊字符
- 供应商名称正确大写
- 描述简洁但有意义
- 日期格式统一为 YYYY-MM-DD 便于排序
- 保留原始文件扩展名

### 步骤5：执行整理

移动文件前先展示整理方案：

```markdown
# 整理方案

## 目录结构
```
Invoices/
├── 2023/
│   ├── Software/
│   │   ├── Adobe/
│   │   └── Microsoft/
│   ├── Services/
│   └── Office/
└── 2024/
    ├── Software/
    ├── Services/
    └── Office/
```

## 变更示例

之前：`invoice_adobe_march.pdf`
之后：`2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf`
位置：`Invoices/2024/Software/Adobe/`

之前：`IMG_2847.jpg`
之后：`2024-02-10 Staples - Receipt - Office Supplies.jpg`
位置：`Invoices/2024/Office/Staples/`

处理 [X] 个文件？（是/否）
```

用户确认后执行：

```bash
# 创建目录结构
mkdir -p "Invoices/2024/Software/Adobe"

# 复制（不移动）以保留原始文件
cp "original.pdf" "Invoices/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf"

# 或根据用户偏好移动
mv "original.pdf" "new/path/standardized-name.pdf"
```

### 步骤6：生成汇总报告

创建包含所有发票详情的 CSV 文件：

```csv
Date,Vendor,Invoice Number,Description,Amount,Category,File Path
2024-03-15,Adobe,INV-12345,Creative Cloud,52.99,Software,Invoices/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf
2024-03-10,Amazon,123-4567890-1234567,Office Supplies,127.45,Office,Invoices/2024/Office/Amazon/2024-03-10 Amazon - Receipt - Office Supplies.pdf
```

CSV 可用于：
- 导入会计软件
- 分享给会计师
- 支出跟踪与报告
- 报税准备

### 步骤7：输出完成摘要

```markdown
# 整理完成！

## 汇总
- **已处理**：[X] 张发票
- **日期范围**：[最早] 至 [最晚]
- **总金额**：¥[合计]（如已提取金额）
- **供应商**：[Y] 个不同供应商

## 新目录结构
```
Invoices/
├── 2024/ (45 个文件)
│   ├── Software/ (23 个文件)
│   ├── Services/ (12 个文件)
│   └── Office/ (10 个文件)
└── 2023/ (12 个文件)
```

## 生成的文件
- `/Invoices/` - 已整理的发票
- `/Invoices/invoice-summary.csv` - 会计用表格
- `/Invoices/originals/` - 原始文件（如采用复制方式）

## 需要审核的文件
[列出无法完整提取信息的文件]

## 后续步骤
1. 检查 `invoice-summary.csv` 文件
2. 查看"需审核"文件夹中的文件
3. 将 CSV 导入会计软件
4. 为未来发票设置自动整理
```

## 常见整理模式

### 按供应商（简单）
```
Invoices/
├── Adobe/
├── Amazon/
├── Google/
└── Microsoft/
```

### 按年份和类别（适合报税）
```
Invoices/
├── 2023/
│   ├── Software/
│   ├── Hardware/
│   ├── Services/
│   └── Travel/
└── 2024/
    └── ...
```

### 按季度（精细跟踪）
```
Invoices/
├── 2024/
│   ├── Q1/
│   │   ├── Software/
│   │   ├── Office/
│   │   └── Travel/
│   └── Q2/
│       └── ...
```

### 按税务类别（会计就绪）
```
Invoices/
├── Deductible/
│   ├── Software/
│   ├── Office/
│   └── Professional-Services/
├── Partially-Deductible/
│   └── Meals-Travel/
└── Personal/
```

## 特殊情况处理

### 信息缺失
无法提取日期/供应商时：
- 标记文件需人工审核
- 使用文件修改日期作为回退
- 创建"Needs-Review/"文件夹

### 重复发票
同一发票出现多次时：
- 比较文件哈希
- 保留质量最高的版本
- 在汇总中标注重复项

### 多页发票
发票分布在多个文件时：
- 必要时合并 PDF
- 使用统一命名规则
- 在 CSV 中标注拆分情况

### 非标准格式
遇到不常见的收据格式时：
- 尽可能提取信息
- 标准化能标准化的部分
- 关键信息缺失时标记审核

## 自动化设置

持续自动整理：

```
创建一个脚本，监控 ~/Downloads/invoices 文件夹，
新发票文件到达时自动按标准命名和目录结构整理。
```

这将创建一个持久化方案，在发票到达时自动整理。

## 实用建议

1. **邮件发票转 PDF**：先用预览或类似工具将邮件发票保存为 PDF
2. **统一下载位置**：所有发票保存到同一文件夹批量处理
3. **按月整理**：每月整理，而非每年
4. **备份原始文件**：整理前保留原始文件
5. **CSV 中包含金额**：便于预算跟踪
6. **标注可抵扣性**：注明哪些支出可抵税
7. **保留收据 7 年**：标准审计期限

使用说明

# 发票整理器

自动整理发票、收据和财务文档，提取关键信息并重命名、分类归档，将繁琐的手工记账变为自动化整理。

## 使用

进入发票文件夹后直接发出指令：

```
整理这个文件夹里的发票，按供应商分类
```

或更详细：

```
读取当前文件夹所有发票，重命名为 YYYY-MM-DD 供应商 - 发票 - 描述.pdf 格式，按费用类别分类，并生成 CSV 汇总表
```

## 工作原理

1. 扫描文件夹中的 PDF、图片等发票文件
2. 提取供应商、日期、金额、发票号等关键信息
3. 按标准化格式重命名文件
4. 按用户选择的策略（供应商/类别/日期/税务）创建目录结构并归档
5. 生成 CSV 汇总表，可直接导入会计软件

如何安装此技能？

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