会议待办提取

技能文档

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name: huiyi-daiban-tiqu
title: 会议待办提取
category: 办公效率
description: "将非结构化会议记录转化为结构化的、已分配的、有时限的行动项，确保每次会议后都清楚谁在什么时间前完成什么事"
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# 会议待办提取

## 概述

会议产生决策和承诺。没有结构化的跟进，这些决策和承诺会消解为模糊的记忆。本技能将原始会议记录转化为具体、可执行的任务清单。

## 使用场景

- 任何有决策或承诺的会议之后
- 处理会议纪要或会议记录时
- 准备会后跟进沟通时

## 工作流程

### 第一步：提取决策

1. 通读所有会议记录
2. 列出每一项**已做出的决策**：`决策：[决定了什么]`
3. 区分决策与讨论（决策 = 达成的一致结论，而非探索性讨论）

**交付物**：编号列表形式的决策清单。

### 第二步：提取行动项

4. 对每一项承诺，写明：
   ```
   行动：[具体交付物]
   负责人：[姓名]
   截止日期：[具体日期，不是"尽快"或"下周"]
   背景：[一句话说明]
   ```
5. 如果未指定负责人：标记提醒 — 无人负责的任务等于未完成的任务
6. 如果未指定截止日期：标记提醒 — 没有日期的任务等于未完成的任务

**交付物**：每项承诺都附有负责人和截止日期的结构化行动项。

### 第三步：识别阻碍和依赖

7. 哪些行动项被其他行动项阻塞？
8. 存在哪些外部依赖（等待第三方、需要审批等）？
9. 还有哪些未解决的开放问题？

**交付物**：阻碍清单和带负责人的开放问题。

### 第四步：起草跟进摘要

10. 编写简洁的跟进消息：
    - 决策（要点列表）
    - 行动项（表格：行动 | 负责人 | 截止日期）
    - 开放问题（要点列表，附负责人）
    - 下次会议时间（如适用）

**交付物**：可直接发送的跟进邮件/消息。

## 常见误区

| 借口 | 纠正 |
|------|------|
| "大家都知道该做什么" | 未必。写下来。 |
| "记录够用了" | 记录描述的是说了什么。行动项描述的是要做什么。 |
| "我们会非正式跟进" | 非正式跟进意味着事情会被遗漏。 |

## 核验清单

- [ ] 每项决策都已捕获
- [ ] 每项行动项都有：负责人、截止日期、具体交付物
- [ ] 无人/无日期的项目已标记
- [ ] 阻碍和开放问题已识别
- [ ] 跟进摘要已起草并可发送

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